Een Failure Mode Effect & Criticality Analysis werkt volgens een stappenplan van verschillende fases. Deze zes fases van een FMECA zijn sequentieel en bestaan uit de volgende veertien stappen:
- Definiëren van het systeem
- Definiëren van basisregels en assumpties binnen het design
- Maken van blokdiagrammen van het systeem
- Identificeren van failure modes
- Analyseren van de consequenties en oorzaken van het defect
- Terugbrengen van de resultaten in het design proces
- Beoordelen van de consequenties van het defect aan de hand van de ernst
- Berekenen van kritische onderdelen
- Indelen op volgorde van kritische onderdelen
- Terugbrengen van de resultaten in het design proces
- Identificeren van middelen om defecten te analyseren, te isoleren en te compenseren
- Analyseren in hoeverre het systeem te onderhouden is
- Documenteren van de analyse, het samenvatten van onveranderbare design keuzes en het identificeren van speciale maatregelen die benodigd zijn om het risico van het defect te minimaliseren.
- Produceren van een adviesrapport
De eerste stap van een FMECA beslaat de verdeling van het systeem in onder andere subsystemen, units en equipment. Hierna zal in de tweede stap van de FMECA de basisregels en de assumpties gedefinieerd worden. Onder deze stap wordt bijvoorbeeld bepaald of de FMECA op een functioneel deel of op onderdeel niveau wordt uitgevoerd. Een voorbeeld van een analyse op functioneel niveau is een installatie van Friesland Campina en een voorbeeld van een analyse op onderdeel niveau is een lager. Na deze stap worden voor de overzichtelijkheid blokdiagrammen gemaakt. Deze blokdiagrammen laten bijvoorbeeld de informatiestromen door het proces zien. Na het produceren van de blokdiagrammen, worden in stap 4 de failure modes geïdentificeerd. De betekenis van een failure mode is de staat van een defect. Een failure mode kan zijn dat er minder output gegenereerd wordt. Een andere failure mode zou kunnen zijn dat er helemaal geen output meer is. Na stap 4 van de FMECA wordt er een analyse gemaakt van de consequenties van de defecten. Een voorbeeld van een defect is een totale systeemfout, maar een ander resultaat van een defect is dat er niet meteen ingegrepen hoeft te worden.
Opvolgend op stap 5 wordt de “Severity Classification” uitgevoerd. Deze term wordt gebruikt om nader te onderzoeken wat de ernst is van het defect. Hierin zijn vier verschillende categorieën te onderscheiden: catastrofaal, kritisch, marginaal en verwaarloosbaar. Naast de “Severity Classification” wordt ook de mate waarin een defect gemeten kan worden geanalyseerd. Een fout in het systeem kan aangeduid als een fout en een veilig onderdeel kan worden aangeduid als veilig, wanneer deze scenario’s voorkomen dan noemt men dat respectievelijk abnormaal en normaal. Een frequente incorrecte inschatting van een defect of een veilige situatie noemt men incorrect. Na deze stap wordt de “Criticality ranking” gemaakt. Dit is de frequentie waarin een defect voorkomt. Vijf keuzes kunnen hierin gemaakt worden; frequente, waarschijnlijke, toevallige, zelden voorkomende en onwaarschijnlijke fouten. De combinatie van de bovengenoemde onderdelen wordt samengevat in de FMECA op volgorde. Hieruit kan worden geconcludeerd welke defecten het meest voorkomen en waar, zo nodig, het design aangepast dient te worden. Hierna wordt een aanbeveling gedaan aan de hand van de gevonden resultaten.